[14호] 보고서, 1page로 끝내라

 

회사에서 일을 그르치는 원인은 소통이 제대로 되지 않아서일 때가 많다. 대개 직장인은 자신의 생각을 문서로 소통한다. 즉, 문서를 얼마나 잘 쓰는 지가 그 사람의 업무 능력을 결정하게 된다. 특히 비대면 보고로 인해 명료한 문서 작성이 더욱 중요해지는 요즘, 말하고자 하는 내용을 핵심만 ‘올바르고 알기쉽게’ 전달하는 ‘1page 보고서’는 당신의 업무 수준을 한 단계 더 높여줄 수 있을 것이다.

 

보고서를 쓰기 전, 5가지 질문부터 확인한다.

일단 무작정 보고서를 쓰려 하지 말고 생각부터 정리하는 작업을 거쳐야한다. 보고서의 의도와 방향을 명확하게 설정하기 위해서 먼저 다음의 5가지 질문을 던져본다.

하나, 과제와 의도를 정확히 파악했는가? 나중에 ‘이걸 원한게 아닌데…’라는 답을 듣는 불상사를없애기 위해서는 과제를 낸 사람의 의도를 제대로 묻고 파악해야 한다. 둘, 목적이 무엇인가? 과제를 하는 근본적인 이유에 대해 무엇(what)을 왜(why)해야 하는지 적어본다. 셋, 분석은 사실을 바탕으로 하고 있는가? 내 느낌에 의한 보고서가 아닌 사실(fact)에 근거한 구체적인 자료를 모아야 한다. 특히 배경, 현황, 원인은 객관적인 사실이어야 한다. 넷, 목표는 구체적이고 측정 가능한가? 목표에는 기한과 수준이 들어가야 한다. 목적을 이루기 위해 ‘언제까지 얼마나 하겠다’는 내용이 들어가야 한다. 다섯, 실행안은 현실적이고 효과적인가? 목표달성을 위한 실행안이 어느 정도 현실성과 효과가 있을지 따져본다.

 

피라미드 구조로 보고서의 설득력을 높인다.

5가지 질문을 통해 문제의 핵심 내용을 정리했다면, 보고서의 목차를 구성할 차례다. 논리적 글쓰기 이론으로 권위가 있는 바바라 민토(Babara Minto)의 ‘피라미드 식 구조’를 응용하면 누구나 명료한 보고서를 작성할 수 있다. ‘피라미드 구조’는 기획자의 결론과 근거들을 논리적인 관계를 고려하여 한 장으로 압축하여 전달할 수 있다는 것이 큰 장점이다.

피라미드 구조는 2가지 법칙으로 이루어진다. 하나는 세로의 법칙, 다른 하나는 가로의 법칙이다.

피라미드 구조는 ‘세로’ 방향으로 Why so (왜 그런데?) / So what (그래서?)로 설명이 가능해야한다. 핵심 질문에 대해 내린 결론에 대해 ‘왜 그런데?’ 라고 물었을 때 A, B, C 때문에 그렇다라는 논거가 뒷받침 되어야한다. 다시 ‘그렇다면 A의 이유는?’ 이라고 물으면 a1, a2, a3라는 논거를 더하는 식이다. 논거를 계속 쌓아감으로써 보고서는 비약이 없는 탄탄한 논리를 갖추게 된다.

‘가로’ 방향의 근거는 누락이나 중복이 없어야 한다. (이를 MECE ‘Mutually Exclusive Collectively Exhaustive’ 라 한다.) 근거는 설문, FGI(Focus Group Interview), 전문가 인터뷰, 각종 신문과 논문 등 다양한 자료를 활용한다. 이때 언급한 내용을 다시 쓰거나, 중요한 내용을 빠트리는 일이 없도록 제대로 그룹핑을 하는 것이 중요하다.

예를들어 사람을 ‘어린이 – 청년 – 어른’ 으로 나눈다고 생각해보자. 각각 생각하는 나이대가 달라 그룹핑을 할 때 정보가 중복되는 현상이 발생할 것이다. 이런 현상이 발생하지 않도록 정보를 명확하게 구분하고 처리하는 ‘MECE’는 사고의 기본이라 할 수 있다.

피라미드 구조는 논리를 어떻게 끌어 내느냐에 따라 해설형 혹은 병렬형으로 나눌 수 있다.

해설형 구조는 “결론→사실→판단 기준→판단 내용”의 순서로 논리를 만들어 나가는 방식이다.
병렬형 구조는 “결론→근거 A, B, C”를 드는 방식으로 각각의 메시지가 결론을 뒷받침하는 방식이다. 결론을 도출하게 된 이유, 결론을 실현할 수 있는 방법을 강조할 수 있다.
병렬형은 현상과 상황을 분석하는 ‘정보형 보고서’를 쓸 때, 해설형은 해결방안을 찾는 ‘기획안’을 쓸 때 적합하다.

 

피라미드 구조를 활용해 1 Page 보고서를 작성한다.

자, 이제 피라미드식으로 구조화한 목차를 스토리라인으로 바꿔 1page 보고서를 완성할 수 있다.

 

[ 보고서 작성 예시 ] 

1단계: 과제를 받으면 의도와 목적을 고려해 피라미드의 가장 상위 층인 ‘핵심질문’을 쓴다.
예) 직원들의 흡연으로 우리 회사의 피해상황은 어떤가?

2단계: ‘핵심질문’에 따라 과제가 정보형인지 기획형인지 판단하고 그에 맞게 병렬형 또는 해설형 피라미드 틀을 그린다.
예) 흡연 직원들의 현황파악→상황을 분석하는 ‘정보형 보고서→병렬형 피라미드 형식에 따라 목차 정리

3단계: 피라미드 하단에는 자료조사를 통해 사실에 기반한 정보로 채우고 
그 근거를 중복과 누락없이 (MECE하게) 정리한다.

4단계: 근거를 바탕으로 ‘핵심질문’ 아래에 과제에 대한 답변, 즉 결론 메시지를 요약해서 쓴다.
예) 흡연으로 직원의 업무 집중도가 20% 떨어졌고 회사 의료 지원비 손실 약 1억원 예상된다.

5단계: 이렇게 정리한 피라미드 목차를 바탕으로 1page보고서로 옮긴다.

 

지시자가 요청한 과제를 올바르고 알기 쉽게 전달하는 ‘1page보고서’ 작성법을 알아보았다. 매번 두루뭉술한 보고서로 고민하고 있다면 내용을 ‘구조화’해보자. 보다 깔끔하고 설득력을 갖춘 보고서로 재탄생 할 것이다. 중구난방 난해한 보고서는 이제 그만! 한 눈에 들어오는 보고서로 업무 능률을 높여보자.

 

*위 기사의 내용은 김용무 저, 책 <상사 취향 저격,한 페이지 보고서.기획서 작성법> (링크) 을 참고하여 작성되었습니다. 기사 내에 삽입된 이미지는 책의 자료를 인용하여 재작업한 것임을 밝힙니다.